TEKNIK DAN DOKUMENTASI SISTEM

Teknik sistem merupakan alat yang digunakan untuk menganalisa, merancang, dan mendokumentasikan sistem dan hubungan antar subsistem yang berkaitan.Teknik-teknik ini umumnya bersifat grafikal (piktoral).Suatu kegiatan pengujian dilakukan untuk meyakinkan bahwa mekanis mekontrol organisasi berfungsi dengan baik dan memastikan bahwa tidak diperlukan pengawasan (kontrol) tambahan.Kegiatan ini lazim disebut audit.

1. Pemakaian Teknik – Teknik Sistem

Penggunaan Teknik - Teknik Sistem Dalam Auditing :

·     • Evaluasi Struktur Pengendalian Intern
Berupa kebijakan dan prosedur yang dibuat sebagai  jaminan bahwa tujuan perusahaan akan tercapai. Dalam mengevaluasi pengendalian intern, auditor umumnya memperhatikan arus pemrosesan dan distribusi dokumen-dokumen dalam pelaksanaan sistem.
Struktur Pengendalian Intern terdiri dari 3 elemen :
- Pengawasan Lingkungan
- Sistem Akuntansi
- Pengawasan Prosedur.Teknik yang digunakan antara lain adalah Flowchart analisis, flowchart dokumen, bagan distribusi formulir, kuesioner dan metode matriks.

·     • Pengujian Ketaatan
Untuk dapat melakukan uji ketaatan maka auditor harus memahami teknologi yang digunakan oleh suatu sistem informasi. Pengujian ketaatan dilakukan untuk memastikan eksistensi, menilai efektivitas dan menguji kesinambungan operasi pengendalian intern yang diandalkan oleh organisasi.
Teknik yang biasa digunakan adalah, IPO-HIPO, flowchart program, DFD, pencabangan dan tabel keputusan.

·     • Kertas Kerja
Kertas kerja adalah catatan yang dipegang auditor mengenai prosedur dan pengujian yang diterapkan, informasi yang didapatkan, dan kesimpulan yang ditarik selama melakukan penugasan audit. Teknik sistem digunakan untuk mendokumentasikan dan menganalisis isi kertas kerja.
Diagram aliran data, bagan HIPO, bagan arus program, table pencabangan dan keputusan, dan metode matrik dapat muncul dalam kertas  kerja.

Penggunaan Teknik - Teknik Sistem Dalam Pengembangan Sistem :

·     • Analisis Sistem
Analisis Sistem melibatkan pengumpulan dan pengorganisasian fakta. Teknik sistem yang berguna untuk analisis informasi adalah diagram alur data logika dan flowchart analitis.

·     • Desain Sistem
Desain sistem melibatkan penyusunan cetak biru sistem secara lengkap dan utuh. Teknik sistem seperti diagram input proses  output, diagram HIPO, flowchart program, tabel keputusan dan lain sebagainya digunakan secara ekstensif untuk mendokumentasikan perancangan sistem.

·     • Implementasi Sistem
Implementasi sistem mencakup aktivitas aktual mempraktekkan desain sistem yang telah dibuat.

  2. Teknik – Teknik Sistem

·        
• Bagan Arus (FlowChart)
Merupakan alat yang digunakan untuk :
a.      dokumentasi sistem yang sudah ada.
b.      Mendesain sistem baru
c.      Memberi petunjuk bagi programer yang akan membuat dan memperbaharui program komputer.Bagan arus terdiri dari dua macam yaitu :
1.      Dokumen flowchart
2.      Sistem / proses flowchart

·     • Bagan Arus Dokumen
Bagan yang digunakan untuk menganalisa distribusi dokumen (kadang sumber daya fisik lain) diantara unit organisasi dalam suatu sistem (document oriented).
Langkah-langkah dalam penyusunan Dokumen Flowchart
a. Mengidentifikasi departemen-departemen yang ikut ambil bagian dalam suatu sistem.
b. Mengidentifikasi dokumen sumber yang akan digunakan.
c. Menggambarkan bagaimana dokumen-dokumen di buat, diproses dan digunakan.
d. Menambahkan catatan yang akan memberikan keterangan mengenai suatu

    simbol atau kegiatan.

·     • Bagan Arus Sistem
Bagan yang menyediakan gambaran yang lebih lengkap mengenai langkah-langkah proses dalam suatu sistem (Process oriented). Sistem flowchart terdiri dari beberapa tingkatan  :
-  High-level System Flowchart, sistem flowchart yang penggambarannya sangat umum dan memberikan gambaran sekilas mengenai sistem.
-  Intermediate-level System Flowchart, penggambarannya suatu proses yang lebih detail
-  Low-level System Flowchart, menggambarkan secara khusus aplikasi-aplikasi atau kegiatan-kegiatan dari suatu proses.

·     • Bagan Arus Program
Bagan yang mengambarkan rangkaian atau urutan dari operasilogis yang dikerjakan  komputer dalam menjalankan suatu program.
Meskipun tidak ada aturan khusus mengenai pembuatan flowchart, tapi terdapat beberapa panduan yang dapat diikuti dalam pembuatan flowchart :
1.      Simboldari proses harus selalu diletakkan diantara simbol input dan simbol output.
2.      Pembuatan flowchart harus dimulai dari pojok kiri atas.
3.      Selalu menggunakan simbol yang tepat tergantung dari jenis flowchartnya.
4.      Hindari kekusutan dan kekacauan dengan menghindari garis yang berpotongan, apabila harus ada, dapat digunakan simbol koneksi.
5.      Harus ada keterangan / deskripsi untuk memberikan kejelasan.

·     • Data Flow Diagram (DFD)
Suatu bagan yang memberikan gambaran mengenai arus data dalam suatu sistem atau organisasi. Digunakan terutama sebagai alat untuk mengevaluasi sistem yang sudah ada dan perencanaan pembuatan sistem baru. (lebih bersifat penggambaran secara logis dari suatu sistem).
Elemen dalam suatu DFD :
a.      Proses transformasi, digambarkan berbentuk lingkaran.
b.      Arus data, digambarkan berupa anak panah yang masuk atau keluar dari suatu proses transformasi.
c.      Penyimpanan data, digambarkan berupa kotak persegi panjang tanpa tutup di sebelahkanannya.
d.      Data sumber dan data tujuan, digambarkan berupa kotak empat persegi panjang.

·     • Bagan IPO dan HIPO
- Bagan IPO
Bagan yang menggambarkan suatu sistem dalam skala umum (tidak rinci) sehingga   dapat  digunakan  untuk  melihat  / menganalisa suatu   sistem secara utuh.
- Bagan HIPO
Bagan yang mewakili sistem dengan bertambahnya tingkatan rincian. (Tingkat rincian tergantung dari kebutuhan pemakai).

PENGENALAN PEMROSESAN TRANSAKSI

            Istilah pemrosesan transaksi mewakili berbagai aktivitas yang umumnya dilakukan oleh organisasi untuk mendukung operasional sehari-harinya. Walaupun tidak ada 2 organisasi yang memproses data transaksi secara persis sama, hampir semua organisasi memproses alur transaksi yang sama. Alur transaksi operasional dapat dikelompokkan menurut proses bisnis pada umumnya. Sebagian besar organisasi memiliki proses pesanan penjualan, proses tagihan, proses piutang, dan proses bisnis lainnya.

1. Arus Transaksi

a. Pengkodean
Untuk membantu pengumpulan maupun pemrosesan suatu transaksi biasanya diberikan kode sebagai kemudahan.
b. Pengklasifikasian Transaksi
karena tingkat arus transaksi dalam suatu perubahan sangat kompleks maka untuk mempermudah dalam penyajian maka tiap transaksi diklasifikasikan kedalam beberapa siklus – siklus transaksi untuk pengelompokan.
contoh perusahaan Manufaktur :
• Pendapatan
• Pengeluaran
• Produksi
• Keuangan

Siklus-siklus transaksi dan sistem-sistem aplikasi dalam aktivitas bisnis :
• Siklus pendapatan, Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa ke entitas-entitas lain dan pengumpulan pembayaran-pembayan lain.
• Siklus pengeluaran, Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban-kewajiban yang berkaitan.
• Siklus produksi, kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pengubahan sumberdaya menjadi barang dan jasa.
• Siklus keuangan, kejadian-kejadian yang berkaitan dengan proleh dan menejemen dana-dana modal termasuk kas.

2. Komponen - Komponen Sistem Pemrosesan Transaksi

a. Input, Input dalam suatu proses transaksi adalah dokumen sumber yang dapat berupa formulir atau bukti transaksi lainnya.
contoh : Pesanan konsumen, Slip penjualan, Faktur, Kartu absen karyawan
b. Proses, Dalam system manual terdiri dari kegiatan pemasukkan data transaksi kedalam jurnal. Dalam sistem komputer, prosesnya dilakukan dengan memasukkan data kedalam file transaksi
Jurnal digunakan untuk mencatat transaksi akuntansi keuangan.
Register digunakan untuk mencatat jenis lain data yang tidak terkait secara langsung dengan akuntansi.
c. Penyimpanan, Media penyimpanan dari transaksi secara manual adalah Buku Besar. Buku besar ini menyediakan ikhtisar transaksi-transaksi keuangan perusahaan. Proses pemasukkan data dari jurnal kedalam buku besar disebut “POSTING”. Untuk sistem komputer, posting ini dilakukan dengan mengup-date file master menggunakan file transaksi
contoh : File transaksi, File Master, dan File referensi atau tabel.
d. Output, jenis keluaran yang dihasilkan dari proses transaksi, antara lain : Laporan keuangan, Laporan Operasional, Dokumen Pengiriman, faktur, dan Neraca Saldo

3. Perancangan Sistem Tata Buku Berpasangan

            Sistem berpasangan adalah sistem pencatatan semua transaksi ke dalam dua bagian, yaitu debet dan kredit. Kemudian kedua bagian ini diatur sedemikian rupa sehingga selalu seimbang.
            Metode penyusunan tata buku berpasangan ada 2 yaitu motode ayat-ayat pindahan tunggal dan motode ayat-ayat pindahan berumpun(kolektif).
Hal penting dalam merancang sistem akuntansi :
• Sifat dan tujuan organisasi
• Karakteristik struktural dan fungsional
• Tata letak fisik, produk dan jasa
• Orang yang mengoperasikan sistem

Langkah dalam merancang sistem akuntansi :
• Merancang pengelompokan kasar atas rekening, daftar rekening dan laporan keuangan terkait.
• Mereview karyawan operasional dan manajemen.
• Finalisasi laporan, daftar rekening, dan laporan lainnya
• Menyiapkan rancangan penjurnalan dan perancangan kertas kerja yang dibutuhkan
• untuk mengimplementasikan dan mengoperasikan sistem.

4. Sistem Kode Akun Untuk Pemrosesan Transaksi

            Suatu sistem pengkodean berisi character set, yaitu satu set simbol yang telah ditentukan sebelumnya yang digunakan untuk mengidentifikasi obyek. Pengolahan data akuntansi sangat tergantung pada penggunaan kode untuk mencatat, mengklasifikasikan, menyimpan dan mengambil data keuangan.

Tujuan pengkodean :
• Mengidentifikasikan data akuntansi secara unik
• Meringkas data
• Mengklasifikasikan rekening atau transaksi
• Menyampaikan makna tertentu

Ada 5 metode pemberian kode rekening, yaitu :
• Kode Angka atau Alphabet Urut (numerical or alphabetical-sequence code)
• Kode Angka Blok (block numerical code)
• Kode Angka Kelompok (group numerical code)
• Kode Angka Desimal (decimal code)
• Kode Angka Urut Didahului dengan Huruf (numerical sequence preceded by an alphabetic reference).

5. Perancangan Formulir dan Pertimbangan - Pertimbangan Penyimpanan Catatan

            Sebelum suatu transaksi diproses terlebih dahulu kita harus melakukan pengumpulan data transaksi. Pengumpulan data-data transaksi ini tidak dapat dipisahkan dari desain suatu formulir, sebab suatu formulir merupakan gambaran atau rekaman dari suatu transaksi. Tujuan dari formulir :
• Formulir dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan.
• Formulir digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan.

PEMROSESAN TRANSAKSI DAN STRUKTUR PENGENDALIAN INTERN

            Pengendalian diperlukan untuk mengurangi eksposur-eksposur. Suatu organisasi dipengaruhi oleh eksposur yang dapat memberi akibat buruk bagi operasinya, bahkan sekalipun organisasi itu berjalan dengan baik. Banyak aspek dari pemrosesan komputer cenderung secara signifikan meningkatkan eksposur terjadinya kejadian yang tidak menyenangkan .analisis eksposur dalam organisasi sering dikaitkan dengan konsep siklus transaksi harus mengembangkan tujuan pengendalian yang rinci untuk setiap siklus transaksi.

Struktur pengendalian intern suatu pihak mencakup kebijakaan dan prosedur-prosedur yang ditetapkan untuk menjamin bahwa tujuan tertentu dari pihak dapat dicapai. Struktur pengendalian intern mencakup tiga elemen ; lingkungan pengendalian,  akutansi dan prosedur pengendalian. Pengendalian dapat diklasifikasikan baik sebagai pengendalian umum maupun pengendalian aplikasi. Metode standar untuk mengklasifikasikan pengendalian aplikasi adalah dengan memperhatikan apakah pengendalian tertentu telah diaplikasikan kepada masukan, pemrosesan , atau keluaran. Bab ini membahas dan mengilustrasikan variasi dari praktik praktik pengendalian yang umum.

Pertimbangan etika harus diperhatikan dalam perancangan struktur pengendalian intern. Manusia merupakan elemen penting dalam stiap struktur pengendalian intern. .Penting untuk mengkomunikasikan dan memahami tujuan tujuan dari pengendalian intern. Tujuan tujuan pengendalian intern harus dipandang sebagai suatu yang relevan bagi individu individu yang akan terlibat dalam perngendalian sistem.

Analiasis atas struktur pengendalian intern membutuhkan pemahaman atas struktur baik dalam masa perancangan maupun pada saat dioperasikan. Teknik analitis yang paling umum yang digunakan dalam analisis pengendalian intern adalah kuesioner pengendalian intern. Bagan arus analistis juga bermanfaat dalam analisis pengendalian intern. Prinsip prinsip dasar dari teori yang memadai telah dibahas karena analisis manfaat dan biaya dari sistem pengendalian intern memerlukan beberapa penilaian kelayakan sistem.

1. Kebutuhan Akan Pengendalian

a. Pengendalian dan Eksposur

Pengendalian sangat erat hubungannya dengan eksposur, Eksposur terdiri dari dampak keuangan potensial yang berlipat ganda karena probabilitas kemunculannya. Jadi eksposur adalah risiko dikalikan dengan konsekuensi keuangannya.

Eksposur tidak timbul dari kurangnya pengendalian. Pengendalian cenderung untuk mengurangi eksposur, tetapi kurangnya pengendalian jarang menyebabkan eksposur. Eksposur melekat dalam operasi setiap organisasi dan dapat timbul karena berbagai sebab.

Eksposur-eksposur Umum

Eksposur-eksposur yang sering terjadi dalam lingkungan bisnis yang umum, antara lain:
• Biaya-biaya berlebihan

• Pendapatan menurun
• Kehilangan Aktiva
• Akuntansi yang tidak akurat
• Interupsi bisnis ( gangguan usaha atau bisnis )
• Sanksi wajib/ Sanksi perundang-undangan
• Kerugian kompetitif

• Penipuan dan penggelapan, seperti:

      - Kejahatan kerah putih

      - Penipuan Manajemen

      - Pelaporan keuangan yang keliru

      - Kejahatan perusahaan

b. Tujuan-tujuan Pengendalian dan Siklus-siklus Transaksi

• Siklus Pendapatan: Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa kepada pihak lain dan penagihan pembayaran.

Tujuan pengendaliannya: Pelanggan diotorisasi sesuai dengan kriteria manajemen, harga dan syarat barang dan jasa yang disediakan diotorisasi sesuai dengan kriteria manajemen. 

• Siklus Pengeluaran: Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari pihak lain dan penetapan kewajiban yang berkaitan.

Tujuan pengendaliannya: Pemasok harus diotorisasi sesuuai dengan kriteria manajemen dan jumlah yang disampaikan kepada pemasok harus diklasifikasikan,diikhtisarkan,dan dilaporkan secara akurat.

• Siklus Produksi: Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan transformasi sumber daya menjadi barang dan jasa.

Tujuan pengendaliannya: Rencana produksi harus diotorisasi sesuai dengan kriteria.

• Siklus Keuangan: Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan dan manajemen dana modal termasuk kas.

Tujuan pengendaliannya: Akses ke kas dan efek-efek hanya diperbolehkan sesuai dengan kriteria manajemen.

Tujuan-tujuan pengendalian ini di ambil dari konsep struktur pengendalian intern. Pertama, manajemen harus mengembangkan struktur pengendalian intern. Struktur ini kemudian dapat di aplikasikan ke siklus-siklus transaksi dengan mengembangkan tujuan-tujuan pengendalian spesifik untuk setiap siklus.

2. Elemen-elemen Struktur Pengendalian Intern

            Struktur pengendalian intern perusahaan terdiri dari  kebijakan dan prosedur-prosedur untuk menyediakan jaminan yang memadai bahwa tujuan-tujuan perusahaan dapat di capai. Struktur pengendalian intern perusahaan terdiri dari tiga elemen : Lingkungan pengendalian, sistem akuntansi, dan prosedur-prosedur pengendalian. Konsep struktur pengendalian intern di dasarkan pada dua premis utama yaitu tanggung jawab manajemen dan jaminan yang memadai.

Tanggung Jawab Manajamen

Meskipun auditor ekstern, auditor intern, dan pihak-pihak lain secara langsung memperhatikan struktur pengendalian intern perusahaan, tanggung jawab utama struktur ini tetaplah pada manajemen.

Jaminan Yang Memadai

Konsep jaminan yang memadai harus di kaitkan dengan manfaat dan biaya pengendalian. Manajemen yang hati-hati tidak akan menghabiskan biaya untuk manfaat pengendalian yang lebih kecil dari biayanya.

      a. Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian suatu organisasi merupakan dampak kolektif dari berbagai faktor dalam menetapkan, meningkatkan, atau memperbaiki efektifitas kebijakan dan prosedur-prosedur tertentu. Faktor-faktor itu mencangkup :

     
• Filosofi dan gaya operasional manajemen

      • Struktur organisasi

      • Fungsi dewan komisaris dan anggota-anggotanya

      • Metode-metode membebankan otoritas dan tanggung jawab

      • Metode-metode pengendalian manajemen

      • Fungsi audit intern

      • Kebijakan dan praktik-praktik kepegawaian

      • Pengaruh dari luar yang berkaitan dengan perusahaan

     

      b. Sistem Akuntansi

Sistem akuntansi suatu organisasi terdiri dari metode dan catatan-catatan yang di buat untuk mengidentifikasikan, mengumpulkan, menganalisis, mencatat, dan melaporkan transaksi-transaksi organisasi dan menyelenggarakan pertanggungjawaban bagi aktifadan kewajiban yang berkaitan

     

      c. Prosedur-prosedur pengendalian

Prosedur-prosedur pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur-prosedur yang tercangkup dalam lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi yang harus di tetapkan oleh manajemen untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa tujuan tertentu akan dapat di capai. Pengendalian akuntansi intern meliputi rencana organisasi dan prosedur-prosedur dan pencatatan-pencatatan yang berhubungan dengan penjagaan aktiva dan kelayakan laporan keuangan. Pengendalian akuntansi intern di rancang untuk memberikan jaminan memadai bahwa tujuan-tujuan tertentu telah sesuai dengan setiap sistem aplikasi yang signifikan di dalam organisasi.

3. Alat Pengendalian Pemrosesan Transaksi

            Alat pengendalian pemrosesan transaksi merupakan prosedur-prosedur yang di rancang untuk meyakinkan bahwa elemen-elemen struktur pengendalian intern di implementasikan dalam sistem aplikasi khusus yang terdapat di dalam setiap siklus transaksi organisasi. Alat pengendalian pemrosesan transaksi terdiri dari pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Pengendalian umum mempengaruhi seluruh pmrosesan transaksi. Pengendalian aplikasi berpengaruh khusus terhadap aplikasi-aplikasi individual.

a. Pengendalian Umum

Pengendalian umum memperhatikan keseluruhan lingkungan pemrosesan transaksi. Pengendalian umum mencangkup hal-hal berikut ini :

      • Rencana pengorganisasian pemrosesan transaksi

      • Prosedur-prosedur oprasi umum

      • Masalah pengendalian peralatan

      • Pengendalian peralatan dan akses data

b. Pengendalian Aplikasi

Pengendalian aplikasi di khususkan untuk aplikasi individual. Pengendalian-pengendalian aplikasi di kategorikan menjadi pengendalian masukan, pemrosesan, dan keluaran.

Kategori-kategori ini berkaitan dengan langkah-langkah dasar dalam silus pengolahan data.

c. Pengendalian Preventif, Detektif, Dan Korektif

Pengendalian Preventif di lakukan untuk mencegah kekeliruan dan penipuan sebelum keduanya terjadi, terutama pada masukkan dan pemrosesan pada pemrosesan transaksi. Pengandalian Detektif di lakukan untuk mengatasi kekeliruan dan penipuan setelah keduanya terjadi. Pengendalian Korektif digunakan untuk mengoreksi kekeliruan.

4. Etika dan Struktur Pengendalian

a. Etika dan Budaya Perusahaan

Banyak perusahaan yang telah mengadopsi peraturan kode etika yang merupakan pedoman dalam menjalankan bisnis sesuai etika. Begitupun, banyak organisasi profesonal, seperti AICPA, yang mengadopsi peraturan ini peraturan kode etik ini umumnya di tulis dalam bahasa hukum yang berfokus pada hal-hal yang mungkin di langgar.

Banyak yang menentang dengan mengatakan bahwa setiap perusahaan memiliki budayanya sendiri, yang di sebut budaya perushaan, yang mungkin meningkatkan atau mengabaikan etika. Budaya perusahaan tergantung pada tingkah laku, dan praktik kerja para karyawan. Untuk setiap program etika kerja, perusahaan harus memiliki audit budaya atas perlaku budaya dan etika perusahaannya.

b. Mengkomunikasikan Tujuan-tujuan Pengendalian Intern

Manusia merupakan elemen penting dari setiap struktur prngrndalian intern. Fungsi prinspal dari pengendalian intern adalah mempengaruhi tingkah laku manusia dalam suatu sistem bisnis. Jadi, perilaku dan aktifitas-aktifitas perlu di kelola dan di kendalikan sehingga tujuan organisasi dapat di capai. Tujuan pengendalian intern harus di pandang secara relevan dengan individu yang menjalankan sistem pengendalian tersebut. Sistem harus di rancang sedemikian rupa sehingga pegawai yakin bahwa pengendalian bertujuan melindungi kesulitan-kesulitan atau krisis-krisis dalam oprasi organisasi yang sebaliknya dapat mempengaruhi mereka secara pribadi.